PräambelDer Turnverein 1860
Pfullendorf e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene
Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des
Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins, des Internetauftritts des
Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des
Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und
einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu
gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzerklärung.
§ 1
Allgemeines
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten
u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport-, Kurs- und
Wettkampfbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in
EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von
ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet
veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all
diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das
Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im
Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.
§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten
der Mitglieder
1. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein
insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname,
Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des
Vereinsbeitritts, Abteilungs-, Gruppen- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit,
Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter,
Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts-
und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.
2. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den
Landesverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene
Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung
zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Startpass,
Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.
3. Personenbezogene Daten werden für Ehrungen
verwendet und an Dritte weitergegeben an den Ehrungsausschuss des Turnverein
1860 Pfullendorf e.V., die Stadt Pfullendorf, die Regional- und Landesverbände
der einzelnen Sportarten.
4. Die Abteilung Herzsport verwendet im
Rahmen der Abrechnungen mit den Krankenkassen
personenbezogene Daten. Daten, welche auf die gesundheitliche Situation
Einzelner schließen lassen, werden nicht weitergegeben.
§ 3
Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über
Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung
und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die
aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen und
geselligen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Ranglisten, Torschützen,
Alter oder Geburtsjahrgang, Gruppenzugehörigkeit.
3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos,
die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich
auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
4. Auf der Internetseite des Vereins werden
die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter
und der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion,
E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.
§ 4
Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
Verantwortlich für die Einhaltung der
datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist
die Aufgabe dem Geschäftsführer zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Datenschutzerklärung
nicht etwas Abweichendes regelt.
Der Geschäftsführer stellt sicher, dass Verzeichnisse der
Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten
nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von
Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.
§ 5 Verwendung und Herausgabe von
Mitgliederdaten und -listen
1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen
Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern,
Abteilungsleitern, Übungsleitern, Ehrungsausschuss) insofern zur Verfügung
gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der
dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu
beachten.
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern
dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung
der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich
die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum
Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
§ 6
Kommunikation in elektronischer Form
1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet
der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen
Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.
2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl
von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander
stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die
E-Mail-Adressen als „bcc“ zu
versenden.
3. Die Einrichtung von Gruppen in sozialen
Netzwerken (z.B. WhatsApp, Facebook, Twitter) bedarf der Zustimmung von jedem
Teilnehmer. Unterhalten einzelne Gruppen zur internen Organisation solche
Gruppen in sozialen Netzwerken so liegt das in deren privatem Engagement.
§ 7
Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im
Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands,
Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter, Übungsleiterinnen und Übungsleiter),
sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.
§ 8 Datenschutzbeauftragter
Da im Verein in der Regel mindestens 10 Personen ständig mit der
automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind bzw. im
Verein aufgrund von Rehabilitationssport (Herzgruppe) personenbezogene Daten
verarbeitet werden, hat der Verein einen Datenschutzbeauftragten zu benennen.
Die Auswahl und Benennung obliegt dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat
sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde
verfügt. Vorrangig ist ein interner Datenschutzbeauftragter zu benennen. Ist
aus den Reihen der Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen
eines Ehrenamtes zu übernehmen, hat der Vorstand nach § 26 BGB einen externen
Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertrages zu beauftragen.
§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von
Internetauftritten
1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die
Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Internetadministrator.
Änderungen dürfen ausschließlich durch den Internetadministrator vorgenommen werden.
2. Der Internetadministrator ist für die
Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten
verantwortlich.
3. Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener
Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen
Genehmigung des Internetadministrators oder des Vorstands. Für den Betrieb
eines Internetauftritts haben die Abteilungen, Gruppen und Mannschaften
Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Internetadministrator oder der
Vorstand weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben
und Missachtung von Weisungen des Internetadministrator oder des Vorstands,
kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines
Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.
4. Wir treffen organisatorische, vertragliche
und technische Sicherheitsmaßnahmen entsprechend dem Stand der Technik, um
sicher zu stellen, dass die Vorschriften der Datenschutzgesetze eingehalten werden
und um damit die durch uns verarbeiteten Daten gegen zufällige oder
vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff
unberechtigter Personen zu schützen. Dennoch können Internetbasierte
Datenübertragungen grundsätzlich Sicherheitslücken aufweisen, sodass ein
absoluter Schutz nicht gewährleistet werden kann. Aus diesem Grund steht es
jeder betroffenen Person frei, personenbezogene Daten auch auf alternativen
Wegen, beispielsweise telefonisch, an uns zu übermitteln.
5.
Auf unserer Website können Sie über ein Kontaktformular personenbezogene Daten
eingeben. Wenn Sie das Kontaktformular nutzen, erheben und speichern wir die
Daten, die Sie in die Eingabemaske eingeben (z.B. Nachname, Vorname,
E-Mail-Adresse). Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt. Rechtsgrundlage
für die Verarbeitung ist im Falle einer Einwilligung Art. 6 Abs. 1 lit. a
DSGVO. Dient Ihre Anfrage der Vorbereitung eines Vertragsabschlusses ist Art. 6
Abs. 1 lit. b DSGVO zusätzliche Rechtsgrundlage. Die Daten verwenden wir
ausschließlich, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und zu beantworten.
§ 10 Verstöße
gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Datenschutzerklärung
1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des
Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten.
Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt.
2. Verstöße gegen allgemeine
datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzerklärung
können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Datenschutzgrundverordnung vorgesehen sind, geahndet werden.
§ 11 Änderungen der Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, die Datenschutzerklärung zu
ändern, um sie an geänderte Rechtslagen, oder bei Änderungen des Dienstes sowie
der Datenverarbeitung anzupassen. Dies gilt jedoch nur im Hinblick auf
Erklärungen zur Datenverarbeitung. Sofern Einwilligungen der Nutzer
erforderlich sind oder Bestandteile der Datenschutzerklärung Regelungen des
Vertragsverhältnisses mit den Nutzern enthalten, erfolgen die Änderungen nur
mit Zustimmung der Nutzer. Die Nutzer werden gebeten sich regelmäßig über den
Inhalt der Datenschutzerklärung zu informieren.
§ 12
Inkrafttreten
Diese Datenschutzerklärung wurde durch den
Gesamtvorstand des Turnverein 1860 Pfullendorf e.V. am
25.05.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des
Vereins in Kraft.